现代的秘书，几乎兼任了辅助决策、信息处理、公文写手、管家、消息传导乃至私人保姆等等的职责。这也使得秘书成了上升空间最大的人才，因为他们几乎个个都是多面手，能处理多方面的工作和任务。而从使当秘书成了通往高点的一个捷径。秘书，毫无疑问是一种极有意思的职务存在。通常情况下，秘书手上是没有什么实际权限的，但他们自有一种特殊的地位。有人把秘书称为“二号首长”，这是因为没有人比秘书更能清晰地知道领导的爱恨憎恶、所思所想。
其实，秘书这一职务从来都不是现代社会的产物，早在上古时期就已经有秘书这种职业的存在了。
“史”字，《说文》：“史，记事者也。从又持中。中，正也。”徐弦注：“记事者当主于中正也。”按此解释，史就是负责记录事情的人，而记事者应该忠于事实，不偏不倚，保持“中正”。这里不但将“史”解释为典型的秘书职务，而且还揭示了秘书最基本的职业道德——忠于事实。关于“史”字另一种解释是它像“手”持“中”形，而“中”乃“串”字之省，“串”像若干木片或竹简以线相连之形，与“册”相同，即古代的简牌文书档案。“又”为手形，手者持也，可解释为“掌管”，这样，“史”字本身就有“掌管文书档案的人”的意思。
许多典籍记载自黄帝时代起即有了“史官”一职。《史记》《汉书》都说仓颉、沮诵是黄帝的史官，负责记录黄帝言行。据传说仓颉是汉字的发明者，但后世学者多认为汉字的创造不可能出自一人，仓颉大约是对创造文字过程中贡献最大的一些人的统称。在上古时代，能够对创造文字做出重大贡献的人就是最有学问的人，这些人在传说中成了黄帝的“史官”，从一个方面说明秘书自古以来就是由文化水准较高的人来担任的。
然而，如果说黄帝的秘书官叫作“史官”，也很难确定。“史官”之名始见于夏代，而且在有关尧、舜、禹的传说中，也没有提到“史官”一职。因此，“黄帝设置史官”可能是后人根据当时的官制套用于黄帝时代的一种说法。
《历代帝王圣贤名臣大儒遗像》法国国家图书馆藏
东汉时期，我国历史上第一次出现了以“秘书”二字冠名的秘书官职。《汉书·刘向传》曰：“诏向校中五经秘书。”这里的“五经秘书”，皆指图书秘文。秦始皇焚毁六国图书档案后，社会上文献极为珍贵，汉初，统治者为政治需要，广泛搜集社会上遗留的图书文献，集中于宫中秘藏，故称“秘书”。此“秘书”指的是物，而不是指人。
又如《晋勋传》也有：“及得及郡家中古文竹书，沼勋撰之，以为中经，列在“秘书’。”除此以外，还指谶纬图篆，这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。直至东汉后期，“秘书”才不仅指物，也指机构和人员。
东汉建和三年(149)，汉桓帝刘志在朝廷首置“秘书监”一职，其职责是“掌典图籍秘书”。（《太平御览》）朝廷以“秘书”名称任命官员，这在我国历史上是第一次，这个官职虽以“秘书”冠名，但从其职掌看，仅是管理图书档案的官员，虽然也是秘书工作的一项内容，但不是主要的秘书官职。 作为主要秘书职务并以“秘书”冠名的名实相符的秘书官职，是在东汉末年出现的。建安二十一年(216)，汉献帝封曹操为魏王，“魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事”（《文献通考》），下隶秘书左丞和秘书右丞两副职。秘书令统领魏王府整个秘书工作，掌管王命的撰拟、传达等事务，其职责类似现代的政府秘书长。曹操不设尚书而设秘书令，目的是为了使他的中枢秘书机构的主管人员，在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员，以避“篡位”之嫌。但他这样做的结果，实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的这后一种职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。
“秘书令”一名在秘书史上昙花一现，仅存几年时间，公元220年魏文帝曹丕废汉称帝后，就把“秘书令”改为“中书令”，将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事，改由中书令掌管；秘书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职，如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等，但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。
元中书令耶律楚材像，图出自清·顾远《古圣贤像传略》
辛亥革命前后，近代意义的“秘书”职位出现。1911年，清政府颁布《内阁属官官制》，设立了以“秘书”：命名的机构和官职，如陆军部承政厅下设秘书科；资政院设秘书厅，配秘书长等。1912年孙中山的南京临时政府内，总统府下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；各部局也设秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。
中华民国临时革命政府成立以后，总统府下设秘书处；立法机关参议院设有秘书厅；临时政府各部设承政厅。根据《南京临时政府内务部承政厅办事规则》的规定：“承政厅置秘书长一员，承总长之命，总理厅务，并掌管机要文书。承政厅分篡辑处，文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，置秘书六员，承总长之命，分掌其事务。”这样，秘书机构的名称及其具体任务比较吻合了，也就是说，以秘书命名的机构干的是秘书工作，做到了名实相符。这是近代秘书工作的一大变化。不过这个变化是始于清朝末年的，庚子改制后，清王朝对国家机构进行了一些改革，在新增设的国家机关中，设置了近代形式的秘书机构。这些机构名称不一，有承政厅、司务厅、秘书厅等，但做的都是秘书工作。有的秘书机构和秘书官员，也都正式冠以秘书称号。如资政院设秘书厅，置秘书长。这种情况说明，近代意义的秘书机构和秘书工作，达到名实相符经历了一个变化过程。
1927年，**政府取代了北洋军阀的统治，结束了中国政局的混乱割据局面，建立了统一的国家政权。**政权系统建立了比较完整的秘书机构。其秘书机构设置情况为：中央政府、各省政府设秘书处；配置秘书长和秘书人员；在秘书人员中设主任秘书，组成秘书群体。县以下设秘书室。全国形成了一支庞大的秘书队伍。
**统治时期，对秘书工作所进行的整顿和改革，对于现代秘书工作的发展是具有积极意义的。但是秘书工作对政权工作只能起辅助作用，而不能起决定作用。
1931年任军委会秘书长的杨永泰
新中国成立后，中国**和中央人民政府为了加强全国各级党政机关的领导工作，对秘书工作制度，对秘书工作机构的建立与健全，都非常重视。1949年9月召开的中国人民政治协商会议通过的《中央人民政府组织法》规定：中央人民政府设主席、副主席、秘书长；下设办公厅，由秘书长领导。中央人民政府所属政务院设总理、副总理和秘书长；下设秘书厅。政务院所属各部、委都设办公厅。地方各大行政区的人民政府。省政府，也都设秘书长和办事机构。办公厅与秘书厅职能相同，都是秘书工作机构。
随着革命形势的发展，秘书工作日益重要。1955年至1964年，党和政府又陆续制订了一些文件，从不同的角度对秘书工作的性质、职责、工作方法，以及秘书人员的素质作了进一步的规定。
20世纪后期，随着我国经济的发展，秘书开始作为一种职业存在，许多秘书领域的研究者根据其辅助、服务的工作特性，将秘书划归到第三产业。1997年12月，国家劳动和社会保障部颁布《秘书职业技能标准》《秘书技能鉴定规范》，开始推行国家秘书职业资格证书制度，标志着我国秘书职业化的起步。
历史上，“秘书”这个词虽出现很早，但由于各国的国情不同、秘书服务对象不同以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而有关秘书的定义的阐述，不同的国家、不同的组织又各有差异。秘书一词的英语即secretary，俄语是cekpetapb，德语是sekrtar，都源于拉丁语secretarius，字源相近，有着共同之处，其原义都含有“秘密”的意思，跟我国古代“秘书”一词含义相差不大。
随着时代的发展，在西方国家，秘书一般是指政府工作报告、各社会组织和个人聘用的从事公务服务、处理文字及办公事务的工作人员，亦可指一种官职或职务。从官职角度看，秘书一词既可指高官，又可指一般职务，如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦可称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。
有关现代秘书的定义，我国有超过9种以上的表述，2003年劳动和社会保障部在修订的《秘书职业技能标准》中做了明确界定，即“从事办公室程序性工作，协调上司处理政务及日常事务，为决策及实施提供服务的人员”。该定义应视为目前国内唯一的秘书职业定义。
参考资料：《秘书学研究论集》杨树森；《中国秘书简史》钟小安；《秘书理论与实务》王毓玳、杨群欢；《秘书职业化当代秘书与职业准入机制研究》杨群欢；《秘书工作规范与艺术》姚建文。




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